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Agente de email
Um agente de IA a tratar do email da empresa.
Lê tudo o que entra, separa o que é urgente do que pode esperar e deixa as respostas escritas no tom da casa. O importante espera por aprovação humana. A rotina segue sozinha, a menos que alguém a pare nos primeiros 10 minutos.
Os pedidos entram todos os dias. As respostas dependem de uma pessoa.
Numa empresa de dez a cinquenta pessoas há sempre uma caixa de entrada onde caem pedidos de orçamento, perguntas de disponibilidade, prazos e reclamações. E há sempre alguém — muitas vezes o gerente — a parar o que está a fazer para responder.
O trabalho não é difícil. É repetido. E enquanto ninguém responde, o pedido fica à espera — às vezes o tempo suficiente para o cliente ir a outro lado.
Lê, classifica, escreve. Quem decide continua a ser a empresa.
- Lê tudo o que entra Cada mensagem é lida ao chegar, em português, inglês ou francês.
- Classifica com critério Urgente, rotina, spam ou suspeito. A caixa organiza-se sozinha.
- Escreve a resposta No tom da empresa, com a memória do histórico de cada contacto.
- Espera por uma pessoa no que importa Nos importantes, chega o resumo, o motivo e o rascunho, e decide-se: aprovar, pedir alterações ou rejeitar. Nos de rotina, há dez minutos para travar.
Num email importante, se ninguém decidir numa hora, o cliente recebe só um aviso de receção — a resposta a sério continua à espera de decisão, e fica registado. Nos de rotina, chega o rascunho, que se pode enviar já ou travar com uma palavra — se ninguém fizer nada, segue ao fim de dez minutos.
Mil euros de instalação, e a mensalidade sai de uma conta.
Isto fica no meio: um sistema que já existe, instalado e acompanhado por uma pessoa. É por isso que custa mil euros — não o construímos de raiz de cada vez.
A mensalidade começa em 100 €. Paga-se sempre menos do que o valor do tempo que poupa: cerca de 25%. O valor exacto mede-se nos primeiros trinta dias e fica fixo na proposta. Primeiro mês devolvido se não poupar tempo.
Depende de uma coisa só: quantos emails precisam de resposta.
Faz sentido se…
- A empresa recebe pedidos de orçamento, disponibilidade ou marcações por email.
- Há alguém — ou o próprio gerente — a responder ao mesmo tipo de coisa todos os dias.
- Já aconteceu perder um cliente por responder tarde.
- São dez a cinquenta pessoas e não há departamento informático.
- O email da empresa está no Gmail ou no Google Workspace.
Não faz sentido se…
- O que entra são sobretudo faturas e documentos — isso não se responde, lança-se.
- A empresa recebe menos de vinte emails por dia que exijam resposta escrita.
- Procura uma ferramenta para instalar e gerir sem ajuda.
Se for o caso da coluna da direita, dizemo-lo na primeira conversa em vez de vender o que não faz falta.
Vinte minutos chegam para saber se vale a pena.
Conte-nos quantos pedidos entram por dia e quem responde. Dizemos logo se compensa — incluindo quando a resposta é que não compensa. Não se paga e não obriga a nada.