Cada fatura em atraso, seguida até ser paga.

Vender não chega. O dinheiro tem de entrar.

Em Portugal, só duas em cada dez empresas pagam dentro do prazo. As outras pagam quando alguém se lembra de lembrar — e lembrar é desconfortável: faz-se tarde, faz-se à pressa, ou não se faz. Entretanto, o dinheiro da empresa está a financiar o cliente.

É aqui que muitas empresas com trabalho tropeçam. Vendem, faturam, e falta-lhes tesouraria para pagar salários, comprar material ou investir. O estudo da Informa D&B chama-lhe particularmente grave para as PME, mais vulneráveis a falhas de tesouraria — e, na União Europeia, os atrasos de pagamento estão na origem de uma em cada quatro falências.

Segue, escreve, lê as respostas. Quem decide continua a ser a empresa.

• 01 Sabe o que está por receber Todos os dias úteis lê as faturas em aberto no programa de faturação: o TOConline, ou uma folha exportada de qualquer outro (PHC, Primavera, Sage, Moloni, InvoiceXpress…). Se os dados parecerem errados, como uma lista cortada ou uma folha que ninguém actualiza, pára e avisa em vez de escrever.
• 02 Escreve a quem se atrasou Uma carta por cliente, com todas as faturas dele. Três avisos, com o tom a subir aos poucos e sem nunca ameaçar. Sai da caixa de email da empresa, em nome dela.
• 03 A rotina segue sozinha Nas primeiras semanas, cada carta passa por uma pessoa da empresa. Depois, os primeiros avisos seguem sozinhos, e só esperam por decisão o último aviso, as promessas falhadas e os valores mais altos. Antes de enviar, o agente volta sempre a ler o programa: quem pagou entretanto não recebe nada.
• 04 Lê as respostas e cumpre as promessas «Pagamos dia 20»: se o dinheiro não entrar, volta a escrever no dia útil seguinte, citando a promessa. «Já paguei», uma contestação ou um pedido de prazo: para, e avisa.
• 05 Sabe o que se combinou ao telefone Quando alguém da empresa fala com um cliente, diz ao agente o que ficou combinado: uma data de pagamento, uma pausa, «já pagou». O agente cumpre, e volta a escrever se a data passar sem pagamento.
• 06 Diz sempre o que se passa Um resumo nos dias em que há alguma coisa, e outro à segunda-feira: quanto entrou depois de um lembrete, o que continua em aberto e o que precisa de uma pessoa.

A inteligência artificial só serve para ler as respostas. O resto — a quem se escreve, quando e o quê — são regras da empresa, que se veem e se verificam. Na primeira semana as cartas ficam dentro da empresa e não chegam aos clientes, até haver confiança no que o agente lê.

As cartas saem sempre da caixa da empresa e em nome dela: quem cobra é a própria empresa; nós instalamos e acompanhamos o sistema. Se a empresa quiser, o terceiro aviso a empresas recorda os juros de mora e a indemnização mínima de 40 € previstos no Decreto-Lei n.º 62/2013.

Quinhentos euros para começar. Por mês, conforme o que se fatura a prazo.

Oferta de fim de ano Para quem começar até 30 de Novembro, a instalação paga-se em duas vezes: 250 € ao começar e 250 € no fim do primeiro mês, com a limpeza já feita e o agente a trabalhar. As primeiras cartas saem antes do subsídio de Natal.

Para ter uma ideia: se os clientes pagarem dez dias mais cedo, numa empresa que fatura 100 mil € por mês a prazo são cerca de 33 mil € que entram antes — por 150 € por mês. Se o programa de faturação ainda não tiver ligação, funciona com uma folha exportada, ou fazemos a ligação direta por mais 500 €, uma vez. Valores sem IVA.

Depende de uma coisa: quanto vende a prazo.

Se for o caso da coluna da direita, dizemo-lo na primeira conversa em vez de vender o que não faz falta.

Diga-nos quanto há hoje em faturas vencidas.

Vinte minutos chegam para saber se compensa — incluindo quando a resposta é que não compensa. Não se paga e não obriga a nada.